Reduza as Despesas (*)

Antes de iniciarmos nossa reflexão, é importante destacarmos que, para facilitar o entendimento dos valores que são consumidos na empresa, devemos separar os recursos dispendidos na organização entre Custos e Despesas. Os primeiros já fizeram parte do nosso artigo “Controle os Custos”, publicado em www.quagliatoconsultoria.com.br/blog, e são aqueles itens consumidos diretamente na fabricação dos produtos ou na prestação de serviços, quando se tratar de uma indústria e/ou de uma prestadora de serviços. Lembre-se de que são considerados custos também as mercadorias adquiridas para revenda, bem como todo desembolso financeiro que se faz com fretes, seguros e outros para recepcionar essas mercadorias e deixá-las disponíveis para revenda.

As despesas – valores que ocorrem para atender às necessidades na administração do negócio, no suporte das vendas, na entrega desses produtos e/ou em mercadorias e outros –, embora precisem existir, devem ser calibradas em função das necessidades do ramo de atividade da empresa.

Como fazer isso? Essa é a questão crucial. Mesmo não havendo um padrão de procedimento para a reduzi-las, você pode fazer uma lista de todas as despesas existentes em sua empresa. Em seguida, deve alocá-las em blocos de atividades. Por exemplo: Despesas com os Sócios/Quotistas; Despesas com a Administração; Despesas com o Pessoal – exceto aquelas que já foram consideradas como custos; Despesas com Assessorias/Consultorias; Despesas com Manutenções; Despesas Gerais Operacionais; Despesas Tributárias; Despesas Financeiras e outras.

Depois, elabore um mapa de distribuição dessas despesas. Com os blocos alocadores de despesas, elenque, analiticamente, as despesas que fazem parte de cada bloco. Explico! No bloco de manutenções, você tem: manutenção de instalações, manutenção de computadores, manutenção de impressoras, manutenção de veículos, manutenção de máquinas e equipamentos e outras. Essa distribuição vai depender do nível de informações que você pretende ter para conhecer melhor sua empresa e visualizar “como” esses blocos de despesas se movimentam em relação à receita da empresa.

Outro ponto positivo a ser destacado é que esse procedimento permitirá que você encontre quais são as despesas estratégicas e quais são aquelas que não são estratégicas para o seu negócio, ou seja, aquelas que, sendo aumentadas – voluntária ou involuntariamente –, alavancam suas receitas ou melhoram o atendimento ao cliente, ou aquelas que simplesmente provocam um aumento no total de despesas sem promoverem nenhuma melhora no nível de vendas.

Ressaltamos, ainda, que, com essas mudanças, você poderá conhecer as despesas que agregam valor ao seu negócio e aos seus clientes e aquelas que não agregam valor algum.

Com isso, certamente você terá gratas surpresas em relação a cada uma das despesas e poderá reduzi-las sem modificar o bom atendimento ao seu cliente.

Caso você tenha alguma dúvida ou queira informação adicional sobre o tema, entre em contato conosco para podermos ajudá-lo.

(*) Este artigo faz parte da série Estratégias para Aumentar o Lucro da sua Empresa, do mesmo autor.

João Daniel Quagliato, Contador, Economista, Pós-Graduado em Contabilidade e Finanças, Consultor Econômico-Financeiro e Professor de Pós-Graduação na área de Negócios.

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